写真報告書作成ツールの開発事例
今使っている報告書を、
そのまま自動化。
写真を選び、サイズを整え、Excelの決められた位置へ1枚ずつ貼り付ける。
そんな定型作業を、フォルダを選ぶだけで自動化した事例です。
よくあるお悩み
こんな作業、ありませんか？
やり方は毎回ほとんど同じなのに、人が1件ずつ処理している。こうした作業は、専用ツールによる自動化と相性があります。
今回自動化した作業
日付ごとの写真を、決まったExcel様式へ
利用者がルートの「現場写真」フォルダを選ぶと、ツールが日付フォルダを判定し、各フォルダ内の写真を取り込みます。この事例では、日付ごとに3～4枚程度の写真を扱いました。
※掲載している画面・帳票は、実際の納品先フォーマットではありません。機密情報やお客様固有の様式を公開しないため、実際の開発事例をもとに説明用として再構成したサンプルです。
利用者の操作
フォルダを選ぶだけ
これまで人が順番に行っていた作業を、ひとまとまりの処理にしました。
人が行っていた作業
- 日付を確認する
- Excelシートを複製する
- 写真を選ぶ
- 写真サイズを調整する
- 決められたセルへ貼り付ける
- 報告書を保存する
「現場写真」フォルダを選択
定型的な確認・複製・画像調整・貼り付け・保存を、設定したルールに沿って処理します。
自動処理の流れ
写真の取り込みから報告書保存まで
図で全体像を確認したあと、各処理の内容をご覧ください。
- フォルダを選択利用者がルートの「現場写真」フォルダを指定します。
- 日付フォルダを判定フォルダ名を読み取り、日付ごとの処理単位を作ります。
- 写真をリサイズ帳票内の指定領域に収まる大きさへ調整します。
- 指定位置へ配置決められたセル・位置へ写真を貼り付けます。
- 日付ごとにシートを作成既存様式を複製し、日付ごとのシートを用意します。
- Excel報告書を保存定型の報告書として出力・保存します。
作成される報告書
写真を配置したExcel帳票を自動作成
下の画像は、機密情報やお客様固有の様式を含まない、説明用の架空Excel帳票です。実際の顧客フォーマットや納品物ではありません。
KOTO WORKSの個別開発
自動化のために、このサンプル帳票へ変更する必要はありません。
「現在使っているExcelのどのセルへ、どの写真を、どの大きさで配置するか」を確認し、今お使いの会社独自フォーマットに合わせてツールを設計します。
専用ツールだからできること
業務をツールに合わせるのではなく、ツールを業務に合わせる
ツール側の形式に
業務を合わせる
現在の業務・帳票・
フォルダ構成に合わせて作る
活用の広がり
こんな業務にも応用できます
今回とまったく同じ用途でなくても、決まった位置へ写真やデータを入力する作業なら、自動化できる可能性があります。
開発の進め方
まず、今のやり方を見せてください
お客様側でシステム仕様を固めていただく必要はありません。実際の作業と帳票を見ながら、自動化する範囲を一緒に整理します。
- 1現在の作業手順を確認
いつ、誰が、どの順番で作業しているかを伺います。
- 2現在使っているファイル・帳票を確認
Excel様式やフォルダ構成を確認します。
- 3どこまで自動化するか整理
手作業を残す部分も含め、無理のない範囲を決めます。
- 4試作
小さく動く形を作り、実際の流れに合うか確認します。
- 5実際の作業で確認
現場で使いながら、操作や出力結果を確認します。
- 6調整
確認結果をもとに、必要な部分を整えます。
ツール開発のご相談
その手作業、今のフォーマットのまま
自動化できるかもしれません。
「毎回同じExcelを作っている」「写真の貼り付けだけで時間がかかる」「既製ツールでは自社の帳票に合わない」。そんな作業があれば、現在の作業手順を見ながら、自動化できる範囲を一緒に整理します。
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